自社でタレントパレットをご利用頂いている皆さまにご参加頂き、現場目線での課題感やタレントパレットの活用事例を共有し、
またご担当者様同士の交流できる場を提供したい、という思いから始まった「タレパレコミュニティ」。
その第8回が2023年7月18日に弊社東京本社とZoomにて同時開催されました。
今回のテーマは「採用業務×タレントパレット」です。タレントパレットの活用事例の紹介から交流会まで、ご担当者様同士の関係が深まったコミュニティ感あふれる当日の模様をレポートしていきます。

第1部　ご登壇企業様3社のご講演

ご登壇企業①　株式会社ノエビアホールディングス様

最初にお話しいただいたのは株式会社ノエビアホールディングス 人事部のカイリ様です。
化粧品の製造・販売をメインとするノエビア様や常盤薬品工業様、航空関連事業を担うノエビアアビエーション様など、国内6社、海外7社のグループ会社を擁し、美と健康をトータルにサポートする事業を展開されているノエビアグループ様。
採用や人事考課、健康管理から安否確認まで、幅広い機能を有し人材データベースとして活用しやすいことが決め手となり、2022年2月にタレントパレットをご導入いただきました。
数あるご活用中の機能から、今回は採用業務でのご活用事例と今後の展望ついてお話いただきました。

タレントパレットを活用した施策のポイント

① 採用状況の見える化
これまで利用していたツールが保守期限を迎えるにあたり、タレントパレットへ移行したところ、選考に必要な情報だけをまとめた応募者プロフィールの作成が以前のツールよりも簡略化されました。
また、グループ会社がそれぞれで採用活動を進めていくため、会社によって選考の進み具合が異なりますが、モニタリンググループと採用ステータスを活用することで、会社ごとや職種ごとで今どれくらいの合格者が出ているかなど、進捗状況が一目で分かるようになりました。
加えて、内定者に対して必要な対応や手続きが完了しているかを確認することも容易になり、採用担当者が今何をすれば良いかすぐに把握できています。
採用活動終了後も、選考段階で収集した情報の移行作業は必要なく、入社するメンバのステータスを「通常」に変更するだけなので、効率的な人事情報の一元化にも役立っています。
 
② 中途応募者のエントリーシート管理
タレントパレット活用前は、面接当日、応募者に少し早く来社してもらい、現地で紙のエントリーシートを配布し手書きで作成してもらっていました。
応募者に手間や時間を取らせてしまうこと、また紙での管理の煩雑さに課題を感じていた中、コロナ禍によるオンライン面接への移行をきっかけに、タレントパレットで効率化できないかと考えました。
エントリーフォーム機能を活用したことで、入力された内容が自動的にタレントパレットに登録されることで業務効率が大幅にアップしました。
応募者もアンケート回答画面から入力するのみなので、双方にとって手間と時間を削減できたことが大きなメリットと感じています。
 
③ 今後の展望について
今後、採用管理機能を更に活用して退職者の再雇用にも役立てたいと考えています。
退職した社員が再雇用を希望する際に、現在は別のシステムに登録してもらっていますが、
マイページ機能がなくシステム上では定期的な連絡ができない、CSVで出力しないと登録者情報を確認できないなどの課題があります。
タレントパレットのマイページ機能を活用することで、再雇用希望者へ定期的に求人情報をお知らせしたり、また希望者本人はアンケート機能でいつでも再雇用時の希望条件を回答できるようになります。
希望者と受け入れ企業がマイページを通じてお互いに最新の情報、状況を確認できるようにし、戻ってきやすい環境を作り上げたいと思っています。

ご登壇企業②　株式会社船場様

次にお話しいただいたのは株式会社船場 HRBP部の齊藤様、六鹿様です。
同社では「未来にやさしい空間を」をミッションに商業施設などの企画、設計、施工、運営まで空間プロデュース事業を一気通貫で手掛けています。タレントパレットを導入頂いたのは2021年3月頃。導入当初から採用管理機能をご活用いただき、23卒の新卒採用からメインシステムとして本格的にご利用いただいています。タレントパレット導入背景から、採用管理機能について以前お使いだったシステムとの比較などお話をいただきました。

導入背景と採用管理機能ご活用について

①  導入時の背景と効果
タレントパレット導入前は、タレントマネジメント、採用管理、ピアボーナス、ストレスチェックの運用について、それぞれ別のシステムを活用していました。現在はこちらをワンプラットフォームで運用し、シームレスなデータ活用やメンテナンス業務の改善に繋げる事が出来ています。また、年間8.1％程度のコスト削減にも成功しました。
運用面においても、採用管理業務では、採用候補者から社員へのデータ切り替えが容易で、通年採用管理が可能になるなどの利点もありました。
 
②  採用管理機能のご活用
新卒採用にて、エントリーから内定提示までタレントパレットにて運用しています。学生用のマイページアカウントを用意し、募集要項の確認や面接日程調整、適性検査の受検、会社説明動画の視聴など行えるようにしています。
学生ごとに応募経路や選考時期などの採用属性を付与し、選考状況に合わせてマイページに表示する内容を自動で切り替えるようにしています。
モニタリングツリーにて、各採用年度や選考ステップごとの人数が分かるため進捗状況の把握に使っています。採用属性ごとにデータ比較が容易な点も重宝しています。
アンケート分析では、自動で集計されたグラフを見ながら、募集勤務地や採用職種ごとにデータを切り分け、傾向分析をして翌年度に向けた採用業務の見直しなどを行っています。
今後は、面接評価機能や採用候補者とのチャット機能などに活用の幅を広げていきたいと考えています。

ご登壇企業③　株式会社プレナス様

最後にご登壇いただいたのは、株式会社プレナス 採用部の野口様です。
プレナス様は、「ほっともっと」や「やよい軒」、「MKレストラン」の3つの飲食店ブランドを運営し、日本全国及び海外の8つの国と地域に約3,000店舗を展開し食を届ける、中食・外食業界の企業です。
野口様は「ほっともっと」の店長を経験された後、採用部に配属され、新卒採用業務の全般を担われるようになりました。そこでの新卒採用に特化した現場目線でのタレントパレットの活用ポイントや、プラスアルファ・コンサルティングからお手伝いさせていただいた採用コンサルサービスの効果についてお話をいただきました。

タレントパレットを活用した施策のポイント

①  採用コンサル（作業代行）の活用による早期立ち上げと運用の確立
採用におけるタレントパレットの活用は2022年8月開始でしたが、同年10月上旬の学生への案内に間に合わせなければいけないというタイトなスケジュールでした。
採用部にタレントパレットの操作経験者がいない中で、2ヶ月間で早急に立ち上げる必要があったため、プラスアルファ・コンサルティング社の採用コンサル（作業代行）を活用しました。
採用コンサルプロジェクトでは、採用ステータスごとのフォルダ作成やアンケートの設定、マイページ作成をスピーディーに実現し、また、採用課題もきちんとヒアリングいただいたため、自社オリジナルの構築ができ、媒体ごとの費用対効果も見えるようになり、効果的な施策を打てるようになりました。
 
②  説明会後の選考移行率の向上
当社では、エントリーから説明会参加への歩留まり、説明会参加から次回の選考参加への歩留まりをとても重要視しています。
2023年卒採用では、説明会参加から書類選考実施への移行率を課題と捉えており、その原因として、説明会参加の御礼＋次回選考案内のメール送信が翌日になることが考えられます。
これをタレントパレットのアンケート機能を活用し、説明会終了後にその場で面談予約を促す等の施策を実行することで、次回選考への移行率が高まりました。
 
③  今後の展望
採用は数だけではなく質も問われるので、タレントパレットの様々な分析機能を更に活用し、採用部だけでなく人事部とも連携しながら、ヒューマンリソースマネジメントの強化に向けて取り組んでいきたいと考えています。

第2部　現地参加企業様同士での交流会

交流会では前回よりパワーアップしたトークイベントを開催。
2本立て交流会を行い、1つ目は参加各社の気になる「テーマ」を募り、その中からランダムでトークテーマを決める形式でグループディスカッションを進行し、とても盛んな意見交換がされました。

2つ目は、前回に続き、操作実感イベントと題して、タレントパレットのデモ実機をご用意し、ご参加者様の気になる機能を実画面でご紹介したり、実際に触れて体験いただきました。
ご好評につき、デモ端末を追加手配し、多くの方に体験いただきました。

現地参加者様にはお揃いのタレパレTシャツをご用意し着用いただきました！
終始和気あいあいとした雰囲気の中で進行し、最後はお馴染みのTポーズで記念撮影し、閉会いたしました。